Selbstmanagement – stressfrei durch den Arbeitsalltag

Was unter Selbstmanagement zu verstehen ist

In der Arbeitswelt hört man es immer wieder: Personen lassen sich coachen und beraten, um sich selbst und ihre Fähigkeiten zu optimieren. Damit können sie ihre Ziele erreichen und ihren Erfolg steigern. Selbstmanagement.
Genau das kann jeder von uns auch erreichen – durch Selbstmanagement. Was genau man unter Selbstmanagement versteht, wie es dir dabei hilft, deinen Stress zu bewältigen und Methoden, die es dazu gibt, stelle ich dir in diesem Blogartikel vor!

Marianne Manhard, Expertin zum Thema Stressbewältigung und Resilienzstärkung. Mehr über die Autorin findet sich am Ende von diesem Artikel und auf https://www.harmonyandyou.de/ 


Selbstmanagement – was ist das eigentlich?

Wie der Name schon sagt: beim Selbstmanagement managst bzw. (auf Deutsch) verwaltest du dich selbst. Selbstmanagement dient dazu, dich eigenständig weiter zu entwickeln.

selbstmanagement selbstverwaltungDu kannst durch Selbstmanagement:

– Deine konkreten Ziele besser und klarer definieren,

– strategisch an deinen Zielen arbeiten,

– deine Motivation steigern, diese Ziele zu erreichen,

– dein Stresslevel beim Erreichen der Ziele senken,

– deinen Erfolg selbst kontrollieren und,

– eigenständig Maßnahmen zur Erfolgssteigerung entwickeln.

Selbstmanagement kann also durchaus als eine Kompetenz verstanden werden, die nicht nur im Arbeitsleben von großer Bedeutung sein kann. Jeder von uns kann Techniken im Selbstmanagement finden, um seine eigene Effizienz um ein Vielfaches zu steigern.

Das Selbstmanagement umfasst in seinen einzelnen Techniken einige Teilkompetenzen, wie z. B. Planung, Organisation oder Zeitmanagement.


So hilft dir Selbstmanagement dabei, deinen Stress zu bewältigen

selbstmanagement stress bewältigenEin effektives Selbstmanagement wird dir nicht nur beim Erreichen deiner Ziele helfen, sondern auch dabei, dein Stresslevel zu senken.

Die Anforderungen im heutigen Arbeitsumfeld und auch privat sind gekennzeichnet von einer hohen Arbeitsbelastung und einem wachsenden Aufgabenspektrum. Wir erhalten täglich viele Informationen und müssen schnell Entscheidungen treffen. All das bedeutet Stress für uns. Wir benötigen Techniken und Methoden, um diesem Stress entgegen zu wirken und leistungsfähiger an unseren Zielen arbeiten zu können.

Hier kommt das Selbstmanagement zum Tragen – denn es umfasst genau diese Techniken.

Selbstmanagement, das heißt – dich selbst besser zu organisieren, deine Ziele (wie formuliere ich Ziele) und Vorhaben besser zu planen und deine Zeit effektiver einzuteilen. Und das bedeutet automatisch weniger Stress! Durch die verschiedenen Methoden im Selbstmanagement wirst du also auch in der Lage sein, dein Stresslevel zu senken, was wiederum deinen Zielen und deiner Work-Life-Balance zugute kommt!


Selbstmanagement beginnt mit deiner Zielsetzung

selbstmanagement und zielsetzung

Selbstmanagement beginnt damit, dass du deine Ziele selbstständig planen, festlegen und kontrollieren kannst. Dazu müssen sie jedoch klar definiert sein. Dabei können wir auf die SMART-Technik zurückgreifen. Die Buchstaben im Begriff stehen für (Englische Sprache/Deutsche Sprache):

– S: Specific/Spezifisch
Dein Ziel muss spezifisch und so genau wie möglich formuliert werden.

– M: Measurable/Messbar
Das Ziel muss messbar sein.

– A: Activating/Aktivierend
Es muss sich um ein Ziel handeln, das ansprechend und erstrebenswert für dich ist.

– R: Reasonable/Realistisch
Das Ziele muss realistisch sein, also für dich auch möglich zu erreichen.

– T: Time-bound/Terminiert
Es muss ein festes Datum für die Erreichung deines Ziels geben.

Um dir diese Selbstmanagement-Methode näher zu bringen, hier ein Beispiel:

„Ich möchte meine laufenden Projekte so schnell wie möglich erledigen.“
–> Hierbei handelt es sich nicht um ein SMARTes Ziel, denn:

1. Das Ziel ist nicht spezifisch formuliert: Um welches Projekt handelt es sich genau? Es sollte möglichst für jedes Projekt ein eigenes Ziel erstellt werden.
2. Es handelt sich um kein messbares Ziel, da kein messbarer Wert darin auftaucht. Das könnte z. B. ein Fortschrittsgrad oder eine Anzahl sein.
3. Ist dieses Ziel aktivierend für dich? Warum möchtest du dieses Ziel erreichen?
4. Ist es wirklich realistisch, alle Projekte auf einmal erledigen zu können?
5. Das Ziel ist nicht terminiert, denn „so schnell wie möglich“ zeigt kein festes Datum an.

Besser wäre also:
„Ich möchte beim Projekt „Sicherheitsschulung für alle Mitarbeiter“ bis zum 31.12. diesen Jahres mindestens 80 % aller Mitarbeiter geschult haben, um Sicherheitszertifikat x von Prüfstelle y zu erhalten.“

Mit dieser konkreten SMARTen Formulierung kannst du zum 31.12. deinen Zielstatus konkret überprüfen, sowie zwischendurch die Fortschritte des Ziels ermitteln. Eine einfache Selbstmanagement-Methode mit großer Wirkung, um strategisch an deinen Zielen arbeiten zu können.

Denke daran, dass dein Selbstmanagement immer mit deiner persönlichen Zielsetzung beginnt!


Zeitmanagement-Methoden

Wie eingangs schon erwähnt, stellt das Zeitmanagement eine wichtige Teilkompetenz im Rahmen des Selbstmanagements dar.

selbstmanagement und zeitmanagement methodenIm Zeitmanagement selbst gibt es wiederum viele Techniken und Methoden, die uns dabei helfen, unsere Zeit besser zu nutzen.

Der Begriff „Zeitmanagement“ ist kontrovers.

Denn Zeit vergeht immer gleich schnell. Der Begriff erweckt den Eindruck, als könnte man die Zeit an sich managen. Im Prinzip geht es bei diesem Teilbereich des Selbstmanagements aber darum, seine eigene Arbeitsweise der Zeit anzupassen, um dadurch mehr und effektiver in der gleichen Zeit arbeiten zu können, als ohne diese Anpassung.

Aus der Vielzahl an Zeitmanagement-Methoden, die im Selbstmanagement zum Tragen kommen, möchte ich dir im nächsten Kapitel eine beispielhafte Technik vorstellen, die mir nicht nur meinen Arbeitsalltag extrem erleichtert.


Das Eisenhower-Prinzip zur Priorisierung von Aufgaben

selbstmanagement eisenhower prinzipEine wichtige Kompetenz im Selbstmanagement und Zeitmanagement ist es, seine Aufgaben korrekt priorisieren zu können.

Hierbei höre ich jedoch immer wieder: „Wie soll das gehen, wenn alles doch gleich wichtig ist?“
Zunächst einmal mögen alle deine Aufgaben gleich wichtig sein, jedoch sind sie sicherlich nicht alle gleich dringlich und umgekehrt. Eine Methode im Selbstmanagement, um deine Aufgaben richtig zu priorisieren, ist daher das Eisenhower-Prinzip.

Zum Hintergrund: dieses Prinzip ist nach dem ehemaligen US-Präsidenten Dwight D. Eisenhower benannt. Eisenhower nutzte eine spezielle Methode, um seine Ziele zu erreichen und seine Aufgaben zu priorisieren. Auch er arbeitete also schon mit Selbstmanagement-Methoden. Dabei teilte er seine Aufgaben in Wichtigkeit und Dringlichkeit ein:

A-Aufgaben sind wichtig und dringlich

Beispiel: Die Geschäftsführung benötigt bis heute Mittag eine Präsentation zum Stand des Projekts x, um weiteres Budget dafür freigeben zu können.
Wichtigkeit: hoch, kann nicht von einem anderen Mitarbeiter übernommen werden.
Dringlichkeit: hoch, denn die Präsentation wird bis heute Mittag benötigt.
–> A-Aufgaben sollten sofort von dir selbst erledigt werden.

B-Aufgaben sind nicht dringend aber wichtig

Beispiel: Das Design der Unternehmens-Homepage sollte mal wieder überarbeitet werden.
Dringlichkeit: niedrig – das muss nicht unbedingt in den nächsten Tagen erledigt werden.
Wichtigkeit: auf lange Sicht hin gesehen hoch, da ein neues Design auch eine weitere Zielgruppe ansprechen könnte.
–>  B-Aufgaben ist es empfehlenswert, immer mal wieder in festgelegten Zeitblöcken am Thema zu arbeiten, bevor sie dringlich werden.

C-Aufgaben sind dringend aber nicht wichtig

Beispiel: Das Kopierpapier geht langsam zuneige und sollte schnell nachbestellt werden.
Dringlichkeit: hoch, denn ohne Kopierpapier kann nicht gedruckt werden.
Wichtigkeit: niedrig, dein Erfolgt hängt nicht vom Druckerpapier ab.
–> C-Aufgaben sollen wenn möglich delegiert werden. Kann ein anderer Mitarbeiter oder ein Praktikant das Druckerpapier bestellen? Falls es nicht möglich ist zu delegieren: plane einen fixen Zeitblock in deinem Kalender für diese Aufgabe ein um diese zeitnah zu erledigen.

P-Aufgaben sind nicht dringend und nicht wichtig

Beispiel: Du erhältst von einem dir unbekannten Anbieter eine Einladung zu einer Veranstaltung, deren Thema nicht relevant für dich ist.
Dringlichkeit: niedrig, du musst nicht sofort darauf antworten.
Wichtigkeit: niedrig, da das Thema ohnehin nicht relevant für dich ist.
–> P-Aufgaben sollten nicht bearbeitet/in den Papierkorb verschoben werden. Daher auch das „P“ wie Papierkorb ;-). Falls es sich fälschlicherweise doch um eine dringende oder wichtige Angelegenheit handeln sollte, wird das Thema auf jeden Fall nochmal aufkommen. Falls nicht, ist der Papierkorb der richtige Ort!

Wenn du in deinem Selbstmanagement-Prozess nach dem Eisenhower-Prinzip arbeitest, kannst du schnell erkennen, dass eben doch nicht alle Aufgaben gleich wichtig sind. Wende diese effiziente Selbstmanagement-Methode täglich an, um deine Aufgaben strukturiert abarbeiten zu können.


Selbstmanagement bedeutet auch mal „Nein“ zu sagen

selbstmanagement nein sagenSelbstmanagement besteht nicht nur aus strukturierenden Tätigkeiten. Eine ebenso wichtige Kompetenz ist es dabei auch mal, „Nein“ sagen zu können.
Vor allem wenn du deine Aufgaben nach dem Eisenhower-Prinzip priorisiert hast, wird dir womöglich auffallen, dass du bisher Aufgaben bearbeitet hast, die entweder in die C- oder P-Kategorien fallen.

E-Mails, die im P-Bereich anfallen, sind schnell gelöscht, doch es kommt auch mal vor, dass der besagte Vertreter bei uns anruft um sich zu erkundigen, ob wir die (für uns nicht relevante) Veranstaltung nun wahrnehmen möchten. Im Selbstmanagement ist es wichtig, freundlich aber bestimmt abzulehnen: „Schön, dass ihr Interesse daran so groß ist, dass ich an der Veranstaltung teilnehmen soll. Sie passt aber leider nicht zu meinem Themengebiet und ich muss daher ablehnen.“

Vielleicht hast du auch Kollegen, die Aufgaben gerne „abschieben“, um sie nicht selbst erledigen zu müssen. Auch hier solltest du im Rahmen deines Selbstmanagements unbedingt lernen „Nein“ zu sagen: „Diese Aufgabe gehört nicht zu meinem Fachbereich. Fragen Sie doch einmal bei Ihrem Vorgesetzten an, wer Ihnen sonst dabei behilflich sein kann.“

Auch ein „Nein“ kann freundlich erfolgen, denn alles andere mag zwar kurzfristig wirksam sein aber schadet auf Dauer auch deinem Ruf.


Selbstmanagement bedeutet Selbstverwirklichung

selbstmanagement und selbstverwirklichungNach der Maslow’schen Bedürfnispyramide stellt Selbstverwirklichung die oberste Ebene dar, die Menschen bei ihrer Bedürfnisbefriedigung erreichen können.

Da du Selbstmanagement-Methoden nicht nur im Arbeitsumfeld, sondern immer und überall einsetzen kannst, sorgen sie für eine Verbesserung all deiner Lebensbereiche. Um dich selbst zu verwirklichen, helfen dir deine gesteckten Ziele. Und um diese zu erreichen, hilft dir wiederum das Selbstmanagement.

Man kann also sagen: Selbstmanagement bedeutet Selbstverwirklichung!

Es gibt natürlich noch viele weitere Methoden, um Selbstmanagement zu betreiben. Für eine nachhaltige Verbesserung deiner Lebensqualität und weniger Stress solltest du dich auf jeden Fall mit Selbstmanagement befassen und Methoden anwenden, die zu dir und deiner Situation passen. Ich hoffe, dir mit diesem Artikel eine kleine Inspiration dazu gegeben zu haben!